Fattura elettronica Clausole su misura

La recente circolare ha pertanto chiarito che la fatturazione elettronica nulla ha a che vedere con l' invio delle fatture come allegato di una e-mail : infatti, questa procedura di trasmissione delle fatture è da tempo utilizzata dalle imprese ed era da tempo consentita sulla base di precedenti provvedimenti della Agenzia delle entrate, purché all'invio telematico della fattura seguisse la sua stampa cartacea e la sua tradizionale archiviazione.

Si sottolinea, pertanto, che la fattura allegata a una e-mail, se non viene emessa secondo le modalità previste dal Dmef , attraverso una fictio iuris , viene ancora oggi considerata come un normale documento analogico . Con il decreto legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 si introduce invece un sistema di fatturazione del tutto innovativo, che permette, per la prima volta, di « dematerializzare » l'intero ciclo di vita di una fattura, dalla sua emissione alla sua conservazione digitale.

Come chiarito dal legislatore e, quindi, dalla recente circolare, va anzitutto evidenziato come la fattura in formato digitale per poter essere considerata «fattura elettronica» ai fini tributari non possa contenere « macroistruzioni », né « codici eseguibili », tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati rappresentati.

La stessa, in altre parole, deve essere un documento statico non modificabile , ossia un documento informatico il cui contenuto risulti nel tempo immutabile e non alterabile. Per attestare la data, l'autenticità della provenienza della fattura e l'integrità del suo contenuto è necessaria, inoltre, l'apposizione, su ciascuna fattura o sul lotto di fatture, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente (si ricorda che l'unica firma elettronica riconducibile a questa fattispecie è al momento la firma digitale).

In alternativa all'impiego della firma digitale e dell'utilizzo del riferimento temporale, possono essere utilizzati sistemi di Electronic data interchange (sistema di trasmissione elettronica dei dati, più noti con l'acronimo «Edi»), sistema sicuro di trasmissione documentale, purché detti sistemi siano in concreto idonei ad attestare la data , l' autenticità e l' integrità delle fatture emesse (secondo le indicazioni fornite dalla raccomandazione della Commissione Ce n. 94/820/Ce del 19 ottobre 1994).

La fattura elettronica, per il resto, è, da un punto di vista contenutistico, del tutto equivalente a una fattura cartacea e, come questa, deve essere sempre redatta secondo le indicazioni fornite dall'art. 21, comma 2, dpr 633/72 (come integrata dal dlgs 52/2004).

Un'indicazione di legge molto importante che certo non può essere taciuta subordina la possibilità di ricorrere al sistema di fatturazione elettronica al previo raggiungimento di un accordo tra i soggetti in gioco , ossia tra emittente e destinatario della fattura (come confermato, infatti, dal nuovo 3° comma dell'art. 21 dpr 633/72).

La norma citata non disciplina però i contenuti di detto accordo, i quali in concreto potranno dunque essere i più vari. Nel silenzio della legge, pare tuttavia quanto mai opportuno disciplinare contrattualmente anche la « modalità tecnica » di trasmissione e lo «standard» utilizzato in detta fase ed in quella di archiviazione, come pure la «periodicità» di trasmissione delle fatture.

Appare utile, quindi, sottolineare come in questa materia assumano un'importanza rilevante i contratti e le regolamentazioni tecniche intercorrenti tra le parti in gioco; giova ricordare, infatti, che i servizi di fatturazione e conservazione possono essere affidati oggi in outsourcing a soggetti terzi (come espressamente previsto dal dlgs 52/2004 e dal Dmef).

Sarà molto utile, se non indispensabile, affidarsi a sistemi di Pec ( Posta elettronica certificata ), il nuovo sistema che conferisce valore legale e temporale all'invio e alla ricezione dell'email.

Peraltro, l'emissione della fattura può coincidere con il momento in cui la fattura elettronica è messa a disposizione del destinatario al quale venga inviato un semplice messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove la fattura è reperibile.

In tal modo il destinatario, collegandosi al sito, può effettuare in qualsiasi momento il download della fattura, ossia scaricare il documento elettronico.

La conservazione della fattura elettronica